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长沙医学院会计档案管理制度

2011-11-10 16:08:45 来源:长沙医学院 财务处 浏览:2748

长沙医学院会计档案管理制度

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案的科学管理,规范会计档案管理办法,保证会计档案更好地为学校教学、科研和各项管理工作服务,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定,结合目前本校实际,对原《会计档案管理办法》进行了修订,制度如下。

、本制度适用我校一级财务以及基建、校医院、工会、后勤服务公司、国际交流服务中心、科技成果转化中心等所有二级财务。

二、我校会计档案实行统一集中管理制度。各会计核算单位负责会计档案的形成、积累、立卷、归档工作,档案馆负责会计档案的保管、监督、指导、检查和提供利用,财务处负责对会计档案的形成及保管进行业务指导及使用监管。

三、会计档案归档范围

(一)各级各类经费计划

(二)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。

(三)会计账簿类:总账,明细账,日记账,现金日记账,银行存款日记账,国库帐户明细帐,国库指标明细帐等。

(四)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表及文字说明,其它财务报告。

(五)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,在职职工及退休职工工资册,会计档案移交清册,其他应归档的会计核算专业资料。

四、会计档案归档时间

当年形成的会计档案,应在会计年度终了后一年内,由会计档案形成部门造册移交学校档案馆。因工作需要仍需暂存在本部门使用的,应在造册后并征得档案馆同意,且明确暂存时间及保管责任人,方可留存。留存时间一般不超过两年。留存时应先将留存会计档案的清单交档案馆,以便正式交接时查验。

五、会计档案归档要求

归档的会计档案必须反映学校或财务管理、会计活动的全过程,并保证完整、准确、系统。应归档的会计档案由会计档案形成部门负责整理立卷,装订成册。装订时,会计凭证单独成册,报表和文字资料分类立卷,其他资料按时间顺序汇编成册。

六、会计档案的移交

移交会计档案时,移交人填写移交清单,报部门财务主管审核签字,与档案馆接收人逐份清点无误后,履行签字手续。移交的会计档案应在每卷的封面及册背上注明凭证名称、卷号、册数、起止年度和档案编号。会计档案暂存在部门期间,由档案馆统一指导编号,以便与正式移交时衔接。

七、会计档案的保管

(一)会计档案形成及部门暂存期间,财务处及各二级财务部门应设会计档案保管专柜,按编号顺序入柜,在柜面标明会计档案种类、编号,以便保管与调阅。

(二)校档案馆接收保管的校与二级财务会计档案,应统一编号,且原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的应当会同经办部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

(三)对归档保存的会计档案,在整理立卷的基础上,要分类编造清册,在清册中要做到能集中体现出会计档案的类别、卷次、起止时间、卷内张数、全年共计册数及保存年限等档案管理内容。

(四)存放在档案馆或部门的会计档案均要妥善保管,确保安全,严防损坏和丢失,并做好防火、防盗、防潮、防虫、、防鼠、防光、防高温工作。

七、保管期限

1、会计档案的保管期限分永久、定期两类,定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年,共五类。具体和保管年限详见附表。

2、会计档案保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。

八、档案的借阅

档案馆应建立会计档案借阅登记制度。本校财务部门人员因工作需要借阅本部门会计档案时,档案馆应及时提供,并做好借阅登记。本校其他部门借阅会计档案时,会计档案在部门暂存的,需经财务负责人批准。会计档案在档案馆的,需经档案馆馆长和财务处处长共同批准方能查阅。学校财务及学校二级财务的会计档案皆不得借出。如有特殊需要,一律须经档案馆馆长和财务处处长共同批准,且借期一般不得超过半天。需复印的,经档案馆馆长和财务处处长共同批准后,可以在财务处或档案馆复印,并办理登记手续。严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

九、会计档案的销毁   

会计档案保管期满,需要销毁时,由校档案馆提出销毁意见,会同财务处共同审查、鉴定,编制会计档案销毁清册,报分管档案及财务工作的校领导批准。销毁会计档案时,应由校档案馆、财务处和审计处共同派人参加监销。监销人在监销会计档案以前,应当认真进行清点核对,监销后,在销毁清册上签名。销毁清册由档案馆保管。

对应销毁的会计档案中如有未结清的债权债务或未结案的原始凭证不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。

对应销毁的会计档案中,仍具有保存价值的重要档案,应将其抽出,另行整理立卷,单独长期保存。单独抽出立卷的会计档案,应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

十、本制度自公布之日起执行,由档案办公室及财务处共同解释。

附件一:

会计档案保管期限表

    档案名称                                      保管期限

1.会计凭证类

1)原始凭证、记账凭证                          15

2)银行存款余额调节表                          3

2.会计帐簿类

1)日记账                                      15

其中:现金和银行存款日记账                  25

2)明细账、总账、辅助账                        15

3)涉及外来和对私改造的会计帐簿                永久

3.会计报告类:

1)主要财务指标表                              3

2)月、季度财务报表                            3

包括文字分

3)年度会计报表(决算)                        永久

包括文字分析

4.其他类:

1)会计档案保管清册及销毁清册                  永久

2)银行对帐单                                  5

3)工资册                                      50

附件二、

会计档案分类方案

1、会计档案采用年代____类别分类法,即本校每个会计立档单位按年代_____类别分别编号。

2、用汉语拼音字母作为会计档案类别代号。会计档案分为四大类,其代号为:

凭证类____P                        帐簿类____Z

报表类____B                        其它类____Q

3、用汉语拼音字母作为立档单位的代号,各立档单位的代号为:

财务处____C                          ____G

基建处____J                        校医院____Y

后勤服务总公司____H                国际交流服务中心____A

……

4凭证类标签分为三层:第一层为年代、类别、单位;第二层为记帐时间;第三层为案卷顺序号及凭证顺序号。帐簿类、报表类、其它类标签为两层,第一层为年代、类别、单位;第二层为顺序号。

5、每个会计档案立档单位应按年度建立会计档案案卷目录,并按四大类分别填写。

 
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