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长沙医学院档案管理细则
2014-10-23 16:13:36 来源:长沙医学院-校务公开网 点击量:1934

为了加强我院档案工作,做好档案的收集、整理、保管、统计和利用等工作,并逐步做到档案工作规范化、科学化、制度化,为学院保存完整的档案资料,为学校的发展和建设服务,根据《中华人民共和国档案法》及教育部《普通高等学校档案管理办法》的规定,特制定《长沙医学院档案管理细则》。

一、档案的归档范围

档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件。档案的形式多种多样,凡是我院在党政管理、教学、科研、外事、出版、设备、基建、财务以及其他各项活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录,都属于归档的范围。

我院形成的档案真实地记录和反映了学校的创业发展的历程,是学校的宝贵财富,必须实行统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全。各部门档案归档范围详见附表。

二、档案的归档要求

(一)归档材料

1、应以原稿原件为主,审查手续完备,纸质优良,书写工整,装订整齐,禁用字迹不牢固的圆珠笔、铅笔、彩笔及复写纸、纯蓝墨水、红墨水书写。

2、凡是归档的声像材料必须是原版、原件,图像清晰,声音清楚,并加以必要的文字说明,标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(二)归档时间

文书、财务、设备、出版、科技、外事等档案立卷执行行政年制,即每年一月一日起至十二月三十一日止,应在次年六月底以前整理后移交档案室;教学档案执行教学年制,即每年九月一日起至次年八月三十一日止,各教学部门应在次学年度寒假前归档;科研、基建等部门应在该项目完成后两个月内将全套资料移交档案室。

(三)组卷方法

1、按年、月、日的先后顺序排列,进行整理,不可分割文件资料的自然联系。超过A4纸大小的统计图表、基建图等,一律按手风琴式折叠,图名、图签折在外面。

2、在资料的右下角连贯性地编写统一的流水页码,以件为单位,每盒按顺序装满。

3、有关照片要用影集装好并标上说明。

4、将每份文件题名录入计算机保存,并印出卷内目录。

(四)各负责部门要按照部门所属材料及时、完整地归档;与部门相关而不属于本部门归档范围的材料,也要及时移交到相应负责单位进行统一归档。

三、档案的保管和利用

(一)做好档案的日常维护和管理工作,分类科学,整理系统,保管安全,利用方便。

(二)做好档案库房管理: 

1、档案库房只允许档案工作人员进入,非档案工作人员原则上不允许进入档案库房;档案工作人员非工作时间内一般不允许进入库房,在库房内不允许从事与库房工作无关的其他活动。

2、控制和调节库房温湿度,较为适宜的库房温度应在14-20之间,相对湿度应在50%-65%之间;

3、做好档案的保护工作,即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。减少可能造成的所有自然的和人为的因素对档案的破坏。

4、定期检查、清点档案,检查档案调出和归还是否履行了严格的手续,防止档案霉变、虫蛀等现象发生。

(三)建立档案借阅制度,履行借阅审批手续。借阅人不得任意拆卷,在档案上勾划、涂抹、损毁档案,归还时必须严格检查,保证档案的完好无损。

(四)对重要档案实施重点保护:严格限制利用,即使是提供利用,一般不提供原件,只提供复印件,利用原件必须注意监护。

四、档案的鉴定和销毁

根据档案保管期限表,定期对档案进行鉴定、准确判定档案的价值,销毁失去保存价值的档案应在征得有关部门同意,并造清册报经院领导批准后,才能予以销毁。

五、附则

本细则自发文之日起施行,之前相关档案管理细则作废,以本细则为准。

  

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