您当前位置:网站首页 >> 规章制度 >> 物资及设备管理

物资及设备管理

2018-01-19 11:49:33 来源:长沙医学院校企合作 浏览:2021

物资及设备管理

第一节  总则

为加强学院对教学材料和设备采购的管理,加强对材料成本的控制,材料的合理使用。制定本制度。

第二节  职责

实现企业及项目物设的优质采购;完成项目物设的优质配送;实现项目物设的优质管理;配合开发部完善企业内部物设定额;完成企业月季物设量.资报表;建立企业优质物设供应商供应商网络。

第三节  材料部门基本介绍

材料部门人员包括材料采购领导人员、库管人员,由企业总经理直接,下设材料部门主管负责日常事务。材料部门材料采购采用直线式管理模式。材料部门库管人员采取企业材料部与工程项目部双重管理模式。材料库管人员为企业材料部门驻现场工作人员,做好上情下达和下情上报工作实现信息资源快速有效传递。

第四节   材料采购基本要求

1、工程材料的采购品种应以施工的实际需要为依据,数量以工程预算为依据,质量以设计要求为依据,材料部门根据请购部门审核的材料计划组织采购。材料采购实行材料采购员专人跟踪负责制。材料实行采购、验货、收料、审批、付款分权制,不允许减少环节。

2、材料原则上由企业集中采购,项目上的其他人有建议权,不得直接插手材料采购。材料部门采购材料要认真做好价格信息的调查、交流、咨询工作及信息论证工作、随时掌握商品价格的变化情况。大众材料价格不得超过总部调查价格的3%,大型材料不得超过1.5%。

3、签定合同应由项目部、材料部、合约中心、项目管理中心、财务部负责人会同供应商签定合同。在保证合同要求质量的前提下,确定最低价。5000元以上的要经过总经理同意,50000元以上的要由总经理参加。

第五节  材料人员基本要求

1材料部门工作人员必须坚持不断学习,要求对建筑所需用的材料有关成份、性能、特点以及市场价格基本做到心中有数。为领导对有关建筑材料的确定提供相关依据。

2、材料部门工作人员需遵守财务制度和市场规定,秉公办事,不搞非法协作,不假公济私,讲究职业道德和信誉。
3
、材料管理人员必须做到勤跑市场,即勤跑施工工地;勤查看,即勤查看材料商标、合格证、生产厂家、出厂材质说明书是否与材料相符;勤查问,即勤查问材料按规范、按批次取样做送检;勤记录,即对应掌握材料情况必须进行逐日登记。

4、材料管理人员做好各种材料取样、贴签、存库工作。
5、建立工程材料资料档案,进行规范的文字记载。

第六节  注意事项

1、谁负责,谁使用,谁计划的原则,项目现场材料计划由项目部编制,根据工程进度预留采购、加工时间提前作材料计划,项目部库管员减去库存数和可调拨数,项目审查是否包工包料部分,报项目负责人审批后,提交材料部门;

2、因计划滞后造成的材料供应不及时,由责任施工员负责,不得以此作为延误工程进度的理由;

3、        特殊材料和装饰材料有必要的需提前与材料部门沟通意见;

4、        现场材料采购中有部分本应由施工班组采购,这部分应从施工班组工程款中扣除。

第七节 材料采购规定

第一条  请购单

1、请购应按照用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期、具体使用部位、注意事项,经本单位主管审核后按规定逐级上交审核并编号,最后报材料部门实施。

2、来源与需用日期相同的物品材料,可以一单多品方式提出请购。

3、特殊情况需按紧急请购办理时,必须由项目部负责人提出紧急请购要求,事后在“请购单”、“备注”栏注明原因。

4、劳保用品、办公用低值易耗品按月实际耗用状况,并考虑库存条件,填写“请购单”办理请购。

5、材料采购员对“请购单”内容如有疑问应立即询问请购部门并要求解释“请购单”内容。

6、经请购部门负责人审批的“请购单”材料采购员和请购部门任何人不得随意修改。

7、“请购单”上任何人不得代签或仿冒签字。

第二条  批准权限

施工用料计划由项目部提出,项目部负责人批注后方可交材料部门组织采购。

第三条  采购规定

1、采购重要材料应由上级直接与供应商或代理商议价。对于专项用料,必须是由上级指派专人或指定部门协助办理采购。

2、材料部门应按材料使用及采购特性,选择最有力的方式进行采购。比如(1)集中计划采购:对于具有共同性的材料,应集中计划办理采购。经核定材料项目,通知各请购部门提出请购计划,报采购部门定期集中办理。(2)长期报价采购:凡经常使用,且使用量较大的材料,材料部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需要提出请购。

3、材料部门应按采购地区、材料特性、市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。

第四条  采购作业

1、价格

(1)采购人员接“请购单”后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录、厂方提供的报价,精选三家以上供应商进行价格对比。

(2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员报部门主管,并请示请购部门负责人意见。

(3)对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以电话、走访等多种方式向厂商议价。

(4)材料部门接到请购部门紧急采购要求,主管应即刻指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。

2、呈批

(1)询价完成后采购经办人员应在“询价单”详填询价或议价结果,经主管审批,并按采购审批权限呈批。

(2)采购审批权限。

3、订购

(1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后,应组织采购确定交货时间并向请购部门材料验收人员通报情况。

(2)分批交货时,采购人员应在“请购单”上注明“分批交货”以便识别。

4、进度控制

(1)材料部门工作可分确立采购事项、询价、呈批、采购、交货、填写供应商档案六个阶段。

(2)采购人员未能按既定进度完成采购时,报主管批示,于请购部门共同拟定处理对策。

5、单据整理及付款

(1)来货收到以后,库管应核对材料名称、型号、数量等,并做好入库记录;

(2)材料需待检验者检验完毕后进行付款,其订有合约部分,按合约规定办理付款,未定合约部分,按材料部门报批的付款条件整理付款;

(3)短交待补足的,请购部门应依照实收数量,进行整理付款;

(4)超交应经主管批示方可按照实收数量,进行整理付款,否则应按原订货数付款;

(5)采购工作完成后一周内办理好报销手续。

第五条  价格品质复核

1、价格复核

(1)材料部门应经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。

(2)材料部门应对企业内各项目部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及审核决定价格的参考。

2、品质复核

材料部门应对企业内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料备查。

3、异常处理

审查作业中若发现异常情形,审查部门应通知有关部门处理。

第八节 材料出入库制度

第一条  材料验收与入库制度

工地所需的材料经采购员采购回场后,应进行材料的验收。

1、材料保管员兼作材料收料员,最少3名人员参加收料.材料收料时应以收到的《请购单》所列材料名称、数量、型号进行验收入库,并对入库的材料的质量进行检查,验收数量超过申请数量时经项目负责人审批后可以追加采购手续入库。

2、材料的验收入库应当在材料回场时当场进行,并开具《入库单》,在材料的入库单上应详细的填写入库材料的名称、数量、规格、型号、品牌、入库时间、单价、经手人等信息。如因数量品质、规格有不符之处应采用暂时入库形式,开具材料暂时入库白条,待完全符合或补齐时再行开具材料入库单,同时收回入库白条,不得先开具材料入库单后补货。

3、所有材料入库,必须严格验收,在保证其质量合格的基础上实测数量,根据不同材料物件的特性,采取点数、丈量、过磅、量方等方法进行量的验收,禁止估约。

4、对大宗材料、高档材料、特殊材料等要及时索要“三证”(产品合格证、质量保证书、出厂检测报告),产品质量检验报告须加盖红章。对不合格材料的退货也应在入库单中用红笔进行标注,并详细的填写退货的数目、日期及原因。

5、入库单应一式三联。一联交于财务,以便于核查材料入库时数量和购买时数量有无异议。一联交于采购人员,并和同材料的发票一起作为材料款的报销凭证。最后一联应有仓库保管人员留档备查。

6、因材料数量较大或因包装关系,一时无法将应验收的材料验收的,可以先将包装的个数、重量或数量,包装情形等作预备验收,待认真清理后再行正式验收,必要时在出库中再行对照后验收。

7、材料入库后,各级主管领导或部门认为有必要时,可对入库材料进行复验,如发现与入库情况不符的,将追究相关人员责任,造成损失的由责任人员赔偿。

8、对于不能入库的材料如周转架料、钢材、木材、砂、石、砌块、土建用的装饰材料等物资材料的进场验收必须由库管员和门卫共同参与点验并在送货单上签字,每批供货完成后据此验收依据一次性直接由工长开出领料单拨料给施工班组。

第二条  材料使用与出库制度

任何材料的使用都必须进行材料的领用手续,材料管理员不得在无领料手续情况下发放材料。特殊情况下项目负责人同意后可领取少量材料,但过后必须补办相关手续。

1、材料的发放应遵循先进先出的原则。

2、相应工程所需的材料由现场施工员、班组长负责领取。施工员应按工程进度配合材料管理员做好分部分项工程材料使用统计。分项工程实际使用数量超过预算量材料管理员应及时向项目负责人及总企业汇报。

3、领料人与保管员办理领料手续为:领料人根据当日工程所需要的材料向保管员申请领料,保管员开具相应材料出库单,双方在出库单上签字。

4、出库单一式三联:存根、财务、领料人各一联。

5、保管员需做好材料台帐,日清月结,做到帐物相符,时刻掌握库存情况;认真核对各项工程材料用量,并就当前库存情况及时提供各种材料数量的补给信息,以便迅速采购补充,不影响工程进度。如因材料的突然缺乏而影响工程进度的,将追究相关人员责任。

第三条  材料出库后的跟踪管理

材料在出库之后,材料库管员对材料的使用情况有明细掌握,对不合理利用材料的进行监督,警告,取证,汇报的方式。

1、在对材料的不合理使用中的,材料员一经发现应该立即督促相关人员进行纠正,对不履行的应上报上级领导,否则将追究材料员的相关责任。

(1)对现场保卫情况的监督。现场及现场周边安全防卫工作的好坏,直接关系到材料的安全问题,十分重要,比如对已经出现损坏的围挡,在你汇报以后是否能够及时修复等情况;

(2)对现场工人挪用材料的取证,比如工人擅自使用现场的材料制作桌椅器具的行为;

(3)材料的损耗是一个复杂的过程。材料员应该对材料的使用中的损耗做记录,可使用照相机随时摄相,记录的范围:

①对随意切割架料,或将跳板架料等材料挪作他用造成损坏的行为人进行监督拍照;②材料在使用过程中出现类似下料不合理,以长代短这些浪费现象;

③文明施工,对施工人员在施工中的材料乱堆乱放,不能工完物清;

④材料进出场的监督必要时可进行监督拍照; 

⑤任何人不得将公用财产据为已有。发现材料丢失或人为损坏时,应及时报告项目负责人,按有关规定进行处理;

(4)任何工程施工人员和负责人不得将任何品种的准入材料挪用到本工程以外的其他用途,如有发现,及时记录并上报总企业。

第四条  材料归还与退库制度

1、在工程完工70%左右时应严格控制材料的购进与发放,并及时的统计出仓库库存材料的状况以及还须购进材料的名单和数目,上交企业有关人员。以避免过多的剩余材料,进而节约企业资金的投入与浪费。

2、在企业工程项目结束时应对施工现场的材料进行盘点,并督促施工队伍及时的办理退库手续。避免在施工结束时浑水摸鱼,从而防止材料在工程结束时的流失。

3、材料在办理退库时应填写材料退库单,详细列出所剩余材料的名称及数目。清点完毕后同材料人员办理材料的交接手续,存入企业仓库。从而使企业仓库的材料作到一目了然,以便于库存材料在工程保修期和下次施工中做到充分合理的利用。

第五条  材料保管与盘点

1、仓库储存材料在统一规则、划线定位、统一分类编号的基础上,必须做到:合理堆码,物资堆码要合理、牢固、定量、整齐、节约和方便。可采用五五摆放,采用五或五的倍数的堆码方法。按照不同形状、体积、重要程度,大的五五成方,矮的五五成堆,小的五五成包(捆),物品带眼的五五成串,堆成各式各样的垛形。达到横看成行,竖看成线,左右对齐,方方定量,过目成数,整齐美观的五五要求。材料保管中,造成丢失的,由材料保管员赔偿。
2
、对材料仓库必须及时检查,有否渗漏,特别是易受潮产品,更要及时检查,掌握保质期时间,易燃易爆仓库,必须严禁烟火,确保安全。
3
、做到日清、月结、季盘点,年终清仓。材料盘点要求达到“三清”即质量清、数量清、帐卡清;“三有”即盈亏有原因、事故损失有报告、调整帐卡有根据;“保证四对口”即帐、卡、物、资金对口。

第九节 附则

本办法呈总经理审核批准后实施,修订亦同。

 

 

 
最近更新
点击排行
湘ICP备09028508号 湘教QS3-200504-000030
Copyright 2011, 版权所有 长沙医学院网络中心.

新宝5